Dit plaatje kwam ik vorig jaar (07-10-2021) tegen op een post van ‘TQM for better future’. Het laat mooi zien dat kort samengevat LEAN gericht is op op het verhogen van de kwaliteit, snelheid, efficiëntie en op het reduceren van kosten.
LEAN management: Reduceren van de kosten
Wat ik in de praktijk wel ben tegengekomen is dat de managementtop denkt dat het reduceren van de kosten in absolute zin de heilige graal is. Het opzetten van het noodzakelijke plan daarachter wordt dan vaak vergeten.
Natuurlijk moeten onnodige kosten voorkomen worden, daar is iedereen het over eens maar een koude budget ‘cut’ zonder plan leidt uiteindelijk alleen maar tot hogere kosten en gefrustreerde medewerkers.
Maar al te vaak heb ik gezien dat onderhoudsbudgetten arbitrair gereduceerd werden (al dan niet stelselmatig) met als gevolg dat delen van het onderhoudsplan overgeslagen of voortdurend opgerekt werden. Soms werden installaties, na achteraf bleek, zelfs niet meer onderhouden en na enige tijd was de eerste storing een feit.
Het sneeuwbal effect
Dan zien we het sneeuwbal effect ontstaan , eerst valt het nog niet zo op; de storingen worden opgelost. Maar nieuwe storingen dienen zich en in toenemende mate aan.
Wanneer het storingen betreft aan ondersteunende systemen duurt het nog langer voordat een gebrek aan onderhoud onderkent wordt. Gevolg? De gemiddelde productiesnelheid begint af te nemen…
Maar daar blijft het vaak niet bij. Door toenemende slijtage ontstaan er kwaliteitsproblemen; meer producten vallen buiten de toegestane toleranties.
Geluiden van de werkvloer worden niet gehoord of nog erger: genegeerd.
Afname van de efficiëntie
Door de in de tijd toenemende storingen en afnemende kwaliteit is de efficiëntie afgenomen en wordt e.e.a. onderzocht. Iedereen is verbaast dat het zover heeft kunnen komen. Maar mensen zijn ondertussen van baan veranderd en anderen koppelen de ontstane situaties niet aan de doorgevoerde “budget cut’s”.
En een deel van de mensen boeit het helaas niet meer omdat ze hun motivatie verloren hebben. Ze doen gelaten hun werk omdat ze het gevoel hebben dat ze niet gehoord en niet serieus genomen werden. De gevolgen worden pas na langere tijd zichtbaar omdat het een traag proces is dat leidt tot de geschetste situatie.
Alles uit de kast
Vervolgens wordt alles uit de kast getrokken om het geheel weer op de rit te krijgen en het gevolg is dat de herstel- of vervangingskosten de gerealiseerde besparingen overstijgen met daarnaast vaak nog alle opgelopen verliezen t.g.v. de stilstanden en afkeur van product.
Dit proces zie je vooral bij grotere organisaties en bij volledige uitbesteding van onderhoud t.g.v. de “Back-To-Core-Business”-golf die over producerend Nederland is getrokken. En met wisselend succes haar intrede bij bedrijven heeft gedaan. Door de kennis van de eigen assets volledig buiten de deur te leggen nemen bedrijven een risico. “Quality is what you inspect, not what you expect” is een uitspraak die een oud-collega van mij bezigde. Maar als de “inspecteur” niet weet wat hij inspecteert dan wordt het een moeilijk verhaal. En getallen zeggen ook niet altijd alles, het meloen effect komt vaker voor dan we willen toegeven; groen van buiten en rood van binnen.
Note: In situaties waar goede afspraken gemaakt zijn en er binnen de eigen organisatie kennis is van het onderhoudsproces en de eigen assets en/of waarbij er sprake is van gezond, oprecht en gelijkwaardig partnerschap kan dit prima werken, ook daar zijn meer dan genoeg voorbeelden van.
Onderhoudskosten dalen zowel relatief als in absolute zin
Wanneer acties vanuit onderhoud gericht zijn op beschikbaarheid en betrouwbaarheid door het juiste werk, juist uit te voeren, heeft dat op termijn een tweeledig effect. Er komt meer productie tijd beschikbaar en de kwaliteit blijft constanter waardoor onderhoudskosten niet alleen relatief gezien, maar ook vaak in absolute zin gaan dalen.
Moraal van het verhaal is dan ook:
Kosten reduceren is zinvol, maar nooit zonder onderliggend plan!
Wilt u meer geld in aan uw bedrijfsresultaat toevoegen? Vraag een gratis adviesgesprek aan; Mail info@grijsgoudadvies of bel 06 40 32 79 28.
Ook geplaats op LinkedIn door: G.J.H. Broekman, GrijsGoud Advies, Arnhem, 14-02-2022
